Datenschutzerklärung der Thüringer Verwaltungsschule

1.   Allgemeines:

Ihre Kontaktdaten werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung notwendig ist, in unserem System eingepflegt. Zugriff auf die Daten haben nur die Mitarbeiter der Thüringer Verwaltungsschule die mit der Bearbeitung Ihrer Daten beauftragt sind, sowie die Leitungsebene. Grundsätzlich haben auch die Administratoren Zugriff auf die Daten, dies aber nur, sofern dies aus administrativen Gründen in speziell festgelegten Fällen erforderlich ist.

Für die Lehrgangs-, Dozenten-, Teilnehmer-, Behörden- und Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten erhoben:

Stammdaten:                                   Name

                                                               Vorname

                                                               Behördenname

                                                               p.+ d. Straße

                                                               p.+ d.  PLZ, Ort

                                                               Geschlecht

                                                               Geburtsdatum

                                                               p.+d. Telefon-Nr., E-Mail

 

Interne Stammdaten:                   PK-Nr.

                                                               Behinderung

Ihre Daten werden ausschließlich dazu verwendet, um die Aufgaben der Thüringer Verwaltungsschule nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu erfüllen. Weitere Informationen über die Aufgaben der Thüringer Verwaltungsschule und die nach Artikel 13 DS-GVO erforderlichen Informationen finden Sie in der Anlage zu dieser Datenschutzerklärung.

 

2.   In folgenden Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet:

a. Kontakt über das Internet

Beim Zugriff auf unsere Internetseiten wird zwangsläufig Ihre IP-Adresse verarbeitet, um dem Server die Möglichkeit zu geben, Ihnen die angeforderten Informationen (Text und Bilder der jeweiligen Seite) zur Verfügung zu stellen. Die dabei anfallenden Verbindungsdaten (z. B. die IP-Adresse) wird laut „Allgemeine Richtlinie zur Nutzung des zentralen Internetzugangs ...“, Thüringer  Staatsanzeiger Nr.16/2014, Seite 431 Abschnitt 4., maximal 21 Tage protokolliert. Zweck der Protokollierung ist die Sicherstellung der IT-Sicherheit des Webservers. Wenn Sie über das Kontaktformular auf unserer Homepage mit uns in Verbindung treten, geht Ihre Nachricht als E-Mail bei uns ein, s. unten c. Die Übertragung der eingegebenen Daten von Ihrem Webbrowser an den Server erfolgt verschlüsselt. Die Weiterleitung an die Behörde ist ebenfalls verschlüsselt.

Die TVS verwendet auch Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Cookies sind kleine Textdateien, die im Browser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden und ein Wiederkennen bei einem nachfolgenden Besuch ermöglichen.

In den Cookies werden keinerlei personenbezogene Daten gespeichert.

Gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gespeichert und keine von Drittanbietern, daher ist eine Einwilligung zur Verarbeitung nicht notwendig, § 25 (2) TTDSG.

Online-Anmeldung:

Das „ausgefüllte“ Anmeldeformular wird als pdf-Datei an die Adresse info[at]tvs-weimar.de sowie eine für den Import in die Lehrgangsverwaltungs-Software ORBIS geeignete csv-Datei geschickt.

Nur, wenn sämtliche Pflichtfelder ausgefüllt und beide Checkboxen zur Datenschutzerklärung und Gebührenordnung aktiviert worden sind, kann eine Anmeldung erfolgen.

Online-Bestellung Lehrmittel:

Es werden nur notwendige Kontaktdaten abgefragt. Da die Bestellung auf Rechnung erfolgt, sind keine Angaben zu Zahlungsmitteln notwendig.

 

b. Telefonischer Kontakt:

Bei einem Anruft wird Ihre Rufnummer, sofern Sie sie nicht unterdrückt haben, der Zeitpunkt sowie die Dauer des Anrufs für eine gewisse Zeit auf dem jeweiligen Telefon bzw. in der Telefonanlage gespeichert. Unsere Mitarbeiter speichern keine weiteren Daten. Die Verbindungsdaten (ohne Gesprächsinhalte) werden zentral auf einem Server in der Thüringer Verwaltungsschule für maximal 31 Tage protokolliert.

 

c. Kontakt per E-Mail:

Wenn Sie sich mit E-Mail an uns wenden, wird Ihre Mail auf unserem Mail-Server gespeichert.

Ebenso befindet sich auf unserer Homepage ein Kontaktformular. Die in den Eingabefeldern eingegebenen Daten, welche an die TVS übermittelt und gespeichert werden, sind wie folgt:

 

Vor dem Absenden des Kontaktformulars wird Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

 

d. Kontakt mit Brief:

Ihre Briefe werden bei uns in der Poststelle im Eingangsbuch erfasst und dann an die Verwaltungsleitung, den Stellvertreter des Direktors, den Direktor und zur weiteren bzw. endgültigen Bearbeitung dem zuständigen Sachbearbeiter übergeben. Ebenso wird der Brief bei dem zuständigen Sachbearbeiter aus Beweisgründen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen in Papierform aufbewahrt.

 

e. Kontakt per Fax:

Wenn Sie uns ein Fax übersenden, erfolgt der gleiche Ablauf wie unter d.

Die Fax-Nummer des Absenders wird in unserem Faxgerät systembedingt gespeichert.

 

 

Sollte Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung:

 

Thüringer Verwaltungsschule
Hinter dem Bahnhof 12
99427 Weimar

Tel.: 03643 207 0
Fax : 03643 207 125

 

Diese Datenschutzerklärung wurde, mit den durch die Aufsichtsbehörde (www.tlfdi.de)  bereitgestellten Formularen erstellt.

 

 

 

Information zu Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

 

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

 

 

Verantwortlicher:                      Thüringer Verwaltungsschule
                                                              Körperschaft des öffentlichen Rechts
                                                              Der Direktor
                                                              Hinter dem Bahnhof 12
                                                              99427 Weimar

 

Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich:

Stellvertreter des Direktors:         Herr Oliver Karls

Kontakt:

Telefon                                             03643  207 141 ______________________

Fax                                                     03643  207 125 ______________________

E-Mail                                               okarls[at]tvs-weimar.de______________

 

 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

 

Postanschrift:                                                                        

Datenschutzbeauftragte 
Frau Andrea Thiers                                                                 
Hinter dem Bahnhof 12                                    
99427 Weimar

Kontakt: 

Telefon                                             03643  207 111 ______________________

Fax                                                     03643  207 125 ______________________

E-Mail                                               athiers[at]tvs-weimar.de______________

 

 

3. Zwecke der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 1 DS-GVO)

 

• Lehrgangs-, Dozenten-, Teilnehmer-, Behörden- und Mitarbeiterverwaltung
• Erstellung von Zeugnissen, Zertifikaten, Teilnahmebestätigungen
• Öffentlichkeitsarbeit ( Zustellung TVS-Info, Seminarangebote, Fortbildungsprogramme, Flyer, Lehrbücher )
• Pflege Homepage
• Vertragsabwicklung

 

 

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DS-GVO)

 

Holt die Thüringer Verwaltungsschule (TVS) für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person ein, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies wird angewandt bei Anmeldungen zu Seminaren und Aus- und Fortbildungslehrgängen, beim Kauf von Lehrbüchern sowie zum Verschicken von Seminar- und Lehrgangsangeboten, TVS-Info und sonstigen Informationsmaterialien an die jeweiligen Nutzer.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die der TVS unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DS-GVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der TVS oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht, dann dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

 

 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO)

 

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten die Mitarbeiter der Thüringer Verwaltungsschule (einschließlich auf das Datengeheimnis verpflichtete Praktikanten), welche unmittelbar mit der Bearbeitung der Anliegen betraut sind.

 

Ansonsten erhalten Ihre personenbezogenen Daten, folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern:

KIV - Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH und BN-Automation sind IT-Dienstleister.

Sie dürfen personenbezogene Daten, die ausschließlich zu den Zwecken der technischen Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebes gespeichert werden, nur für diese Zwecke verwenden.

Gleiches gilt für den Dienstleister TDC, der für die Sicherstellung der Telefonanlage beauftragt wurde.

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers.

 

 

6. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

 

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

 

7. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO)

 

Die konkrete Speicherdauer kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht angegeben werden. Daher werden die Daten so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (§ 11 Abs. 4 ThürArchivG) für die jeweilige Aufgabenerfüllung beschreiben erforderlich ist.

 

8. Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO)

 

Die nachfolgenden Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DS-GVO).

 

 

9. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO (Art. 13 Abs. 2 lit. c DS-GVO)

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

 

 

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO)

 

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

 

11. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten  (Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO)

 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Sie sind verpflichtet Ihre personenbezogen Daten bereitzustellen.

Die Folgen Ihrer Nichtbereitstellung sind:

keine Teilnahme am Unterricht, kein Zeugnis bzw. Teilnahmezertifikat, keine Vertragsabschlüsse

 

12. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs.1, 4 DS-GVO (Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO)

                                                                                                                                                                                                                                                                 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nicht mittels automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1, 4 DS-GVO.

 

13. Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck (Art. 13 Abs. 3 DS-GVO)

 

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erhoben wurden.